DALL’ARCHIVIO CARTACEO ALL’UFFICIO PAPER-FREE: UNA QUESTIONE DI PRINCIPI

Il crescente problema ecologico investe tutti gli ambiti di lavoro e l’ufficio sta cambiando di conseguenza. In linea con l’agenda 2030, il design e l’arredo guardano all’etica. In questo articolo parleremo dell’archiviazione di documenti da più punti di vista sia ecologico che, di conseguenza, di arredamento e utilizzo degli spazi. Inizieremo con l’affrontare la disputa ideologica che si è venuta a creare sulla questione: l’ufficio senza carta ha senso?

VANTAGGI E SVANTAGGI:

Ormai nel 2022 il 99,9% delle aziende o degli studi privati ha al suo interno un programma o sistema di archiviazione digitale. Il fenomeno della digitalizzazione e dematerializzazione sembrano essere la nuova frontiera del lavoro, questo, ci dicono gli esperti, porta a un risparmio notevole di carta e quindi diminuisce l’inquinamento, favorendo anche la biodiversità. Sì, perché il quantitativo di carta che serve in un’azienda, oggi, è altissimo e spesso l’apposizione dell’inchiostro non favorisce il suo riciclo. Stampando meno si risparmia notevolmente il quantitativo di energia, contribuendo a un taglio dei costi.

Di contro ci sono delle problematiche ancora in fase di osservazione che non vanno sottovalutate: «La tecnologia – afferma John Reed, direttore esecutivo della Robert Half Technology – è un’arma a doppio taglio nella maggior parte delle aziende, può rappresentare un enorme risparmio di tempo ma può anche causare ritardi se le cose non funzionano bene o le persone non sanno come utilizzare gli strumenti che hanno in dotazione.» Inoltre, per alcune pratiche, la tecnologia ha portato a un dispendio di carta maggiore, perché non tutti gli iter burocratici italiani sono aggiornati al digitale. Un ufficio senza carta è forse irreale; un recente studio condotto da Epson in Europa, ad esempio, sottolinea come l’83% dei lavoratori preferisca ancora aver a che fare con stampanti, fax e faldoni, indipendentemente dalla generazione di appartenenza.

Infine, studi condotti dal reparto di Neuroscienze dell’Università di Tokyo ci dicono che scrivere su carta sollecita la memoria e migliora la capacità di apprendimento, cosa ne pensate?

L’ARCHIVIO NELL’AMBIENTE DI LAVORO:
L’arredamento sta seguendo le evoluzioni del digitale. Se notiamo l’organizzazione dello spazio degli ambienti lavorativi, gli studi professionali e aziendali, vediamo un cambiamento degli armadi e delle librerie, dietro alle scrivanie direzionali e operative, che tendono ad assomigliare all’ambiente domestico (prendiamo a esempio About Office):

In più la crescente flessibilità di utilizzo della postazione di lavoro sta cambiando sempre di più il nostro modo di lavorare. Per questo è ancora più importante rendere accessibili in ogni momento i servizi fondamentali come la gestione della posta, dei documenti e del parco veicoli in modo semplice, sicuro e indipendente dalla presenza di personale. Qui entrano in gioco i lokers che consentono di mettere sotto chiave anche i computer portatili e i documenti di lavoro, per garantire la massima sicurezza e rendere disponibili chiavi o documenti dei veicoli indipendentemente dagli orari di lavoro.